まるごとビジネス英語便り｜下期の会議を整える

ミナ先輩からのひとこと

秋らしい空気になってきましたね。下期が始まり、海外のチームと話す機会も増えている頃でしょうか。

会議では、流ちょうに話すことだけが大切なのではありません。議題を確認し、相手の話を受け止め、要点をまとめる表現を用意しておくと安心です。今週は、会議の前・中・後に使える工夫をお届けします。

下期の会議をスムーズに

秋が深まり、海外との会議が増える時期です。準備とひと言の工夫で、話し合いの流れをつくりましょう。

01 ／ 会議・電話

最初に議題を確認する

会議が始まったら、議題とゴールを確認します。相手の予定と認識が合っているかを確かめるだけでも、話の方向を共有できます。

自分の議題で練習できる会議リハーサルを使い、冒頭のひと言を声に出してみましょう。まずは一文を落ち着いて言う練習がおすすめです。

“Shall we start with the first item?”（最初の議題から始めましょうか。）

“Our goal today is to agree on the next steps.”（今日の目標は、次のステップに合意することです。）

Shall we start with the first item?
最初の議題から始めましょうか。

Our goal today is to agree on the next steps.
今日の目標は、次のステップに合意することです。

02 ／ 会議・電話

聞き返しは具体的に

聞き返すのをためらわず、確認したい点を短く伝えましょう。期限や担当者など、聞き取れなかった情報を具体的に示すのがコツです。

聞いた内容を言い換えて確認すれば、認識違いにも気づきやすくなります。まずは自分がよく確認する項目をひとつ決めて練習してみましょう。

“Could you repeat the deadline, please?”（期限をもう一度教えていただけますか。）

“So, I should send the draft by Friday, right?”（では、金曜日までに草案を送るということですね。）

Could you repeat the deadline, please?
期限をもう一度教えていただけますか。

So, I should send the draft by Friday, right?
では、金曜日までに草案を送るということですね。

03 ／ メール・チャット

会議後は要点を共有

会議後のメッセージには、決まったこと、担当者、期限を分けて書くと読みやすくなります。情報を詰め込みすぎず、要点を一つずつ整理しましょう。

まずは会議中のメモから、決定事項と自分の次の行動を抜き出します。自分のメールや原稿から練習を作れる「自分の台本」で、実際に使う文面を声に出して確かめる方法もあります。

“Thanks for the meeting. I’ll send the draft by Friday.”（会議をありがとうございました。金曜日までに草案を送ります。）

“Alex will check the figures by Monday.”（アレックスが月曜日までに数値を確認します。）

Thanks for the meeting. I’ll send the draft by Friday.
会議をありがとうございました。金曜日までに草案を送ります。

Alex will check the figures by Monday.
アレックスが月曜日までに数値を確認します。

今週、声に出す一文

Could we review the next steps?
次のステップを確認してもよろしいですか。

ご自身の仕事に合う語句に置き換えて、声に出して練習してみてください。

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